Qué es la domiciliación social
La domiciliación social es la dirección legal y fiscal de tu empresa: el domicilio que consta en el registro mercantil y en los registros tributarios del país donde constituyes la sociedad. Es la dirección a la que la Hacienda local envía notificaciones, requerimientos y, en su caso, sanciones, y la que determina dónde se considera establecida tu compañía.
No confundas domicilio social con sede operativa. La sede operativa es el lugar físico donde trabajas; el domicilio social es solo la dirección legal. Puedes tener la sociedad domiciliada en Portugal y trabajar desde España sin ningún problema, siempre que esa dirección cumpla los requisitos del registro.
Cuando no quieres o no puedes alquilar una oficina, existen servicios de sede social (también llamados oficina virtual o domicilio fiscal) que ceden una dirección legal válida para el registro, reciben tu correspondencia y la digitalizan para que la consultes desde donde estés.
Qué es el representante fiscal
El representante fiscal es una persona física o jurídica residente en el país que actúa ante la administración tributaria en nombre de tu empresa. Recibe notificaciones, presenta o revisa declaraciones y te mantiene al corriente de los requerimientos de Hacienda cuando la sociedad no tiene presencia física en el territorio.
No es lo mismo que el administrador: el representante fiscal no gestiona tu negocio ni toma decisiones por ti. Su función es exclusivamente fiscal y administrativa, y es una figura habitual en la UE para empresas sin establecimiento permanente que necesitan darse de alta en IVA u obtener un NIF como no residentes.
Cuándo son obligatorios
No todas las sociedades los necesitan, pero en la práctica son imprescindibles cuando ningún socio ni administrador reside en el país. Estas son las situaciones más habituales:
- Obtener el NIF o CIF como no residente: Portugal, por ejemplo, exige un representante fiscal para tramitarlo
- Darse de alta en IVA sin establecimiento permanente en Francia, Italia o Alemania
- Constituir una sociedad sin tener una oficina o local propio en el país
- Recibir notificaciones oficiales y atender requerimientos de Hacienda sin residir allí
- Evitar sanciones por no responder a comunicaciones que solo llegan al domicilio social
Domiciliación social y representante fiscal por país
Cada país regula estas figuras de forma distinta, pero el concepto es el mismo en todos: tu sociedad necesita una dirección local y, según el caso, un representante ante Hacienda. Estos son los costes de constitución y mantenimiento que manejamos en Filnet para cada jurisdicción, con la domiciliación social y el representante fiscal ya incluidos:
- Portugal: constitución desde 1.200€, mantenimiento 120€/mes y gestiones desde 60€ (LDA o Unipessoal, 4-8 semanas)
- Andorra: constitución desde 3.300€, mantenimiento 330€/mes y gestiones desde 80€ (SL o SLU, 2-6 semanas)
- Dubái: constitución desde 5.500€, mantenimiento 380€/mes y gestiones desde 120€ (Free Zone o Mainland, 1-3 semanas)
- Francia: constitución desde 1.500€, mantenimiento 150€/mes y gestiones desde 80€ (SAS o SASU, 3-6 semanas)
- Alemania: constitución desde 2.500€, mantenimiento 180€/mes y gestiones desde 110€ (GmbH, capital de 25.000€, 6-14 semanas)
- Italia: constitución desde 1.800€, mantenimiento 140€/mes y gestiones desde 80€ (SRL o SRLS, 4-10 semanas)
Cómo gestiona Filnet tu domiciliación social y representante fiscal
En Filnet incluimos ambas figuras dentro del paquete de constitución de cada país: tú no tienes que viajar, ni alquilar oficina, ni buscar un gestor local por tu cuenta. Nosotros aportamos la dirección legal que cumple los requisitos del registro y, donde la normativa lo exige, el representante fiscal que actúa ante Hacienda.
También gestionamos la correspondencia oficial: recibimos las notificaciones en tu domicilio social, las digitalizamos y te avisamos de cualquier requerimiento para que no se te escape ningún plazo. Así, la operativa diaria de tu empresa queda cubierta aunque no pises el país.
Si aún estás decidiendo dónde abrir empresa, compara las opciones en nuestra guía sobre dónde abrir empresa en Europa o consulta qué implica abrir sucursal en Europa si prefieres no crear una sociedad desde cero.
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