Qu'est-ce que la domiciliation sociale
La domiciliation sociale est l'adresse légale et fiscale de votre entreprise : le siège figurant au registre du commerce et dans les registres fiscaux du pays où vous constituez la société. C'est l'adresse à laquelle l'administration fiscale locale envoie les notifications, les mises en demeure et, le cas échéant, les sanctions, et celle qui détermine où votre société est considérée comme établie.
Ne confondez pas siège social et siège opérationnel. Le siège opérationnel est le lieu physique où vous travaillez ; le siège social n'est qu'une adresse légale. Vous pouvez avoir la société domiciliée au Portugal et travailler depuis l'Espagne sans aucun problème, à condition que cette adresse respecte les exigences du registre.
Lorsque vous ne voulez pas ou ne pouvez pas louer de bureau, il existe des services de siège social (aussi appelés bureau virtuel ou domicile fiscal) qui cèdent une adresse légale valable pour le registre, reçoivent votre courrier et le numérisent pour que vous puissiez le consulter où que vous soyez.
Qu'est-ce que le représentant fiscal
Le représentant fiscal est une personne physique ou morale résidant dans le pays qui agit auprès de l'administration fiscale au nom de votre entreprise. Il reçoit les notifications, présente ou vérifie les déclarations et vous tient informé des demandes de l'administration fiscale lorsque la société n'a pas de présence physique sur le territoire.
Il ne faut pas le confondre avec le gérant : le représentant fiscal ne gère pas votre activité et ne prend pas de décisions à votre place. Sa fonction est exclusivement fiscale et administrative, et c'est une figure courante dans l'UE pour les entreprises sans établissement stable qui doivent s'immatriculer à la TVA ou obtenir un NIF en tant que non-résidentes.
Quand sont-ils obligatoires
Toutes les sociétés n'en ont pas besoin, mais en pratique ils sont indispensables lorsqu'aucun associé ni gérant ne réside dans le pays. Voici les situations les plus courantes :
Key points
- Obtenir le NIF ou le CIF en tant que non-résident : le Portugal, par exemple, exige un représentant fiscal pour le traiter
- S'immatriculer à la TVA sans établissement stable en France, en Italie ou en Allemagne
- Constituer une société sans disposer d'un bureau ou d'un local propre dans le pays
- Recevoir les notifications officielles et répondre aux demandes de l'administration fiscale sans y résider
- Éviter les sanctions pour non-réponse à des communications qui n'arrivent qu'au siège social
Domiciliation sociale et représentant fiscal par pays
Chaque pays réglemente ces éléments de manière différente, mais le concept est le même partout : votre société a besoin d'une adresse locale et, selon le cas, d'un représentant fiscal. Voici les coûts de constitution et de maintien que nous gérons chez Filnet pour chaque juridiction, domiciliation sociale et représentant fiscal inclus :
Key points
- Portugal : LDA ou Unipessoal, 4-8 semaines
- Andorre : SL ou SLU, 2-6 semaines
- Dubaï : Free Zone ou Mainland, 1-3 semaines
- France : SAS ou SASU, 3-6 semaines
- Allemagne : GmbH, capital social de 25 000 €, 6-14 semaines
- Italie : SRL ou SRLS, 4-10 semaines
Comment Filnet gère votre domiciliation sociale et votre représentant fiscal
Chez Filnet, nous incluons ces deux éléments dans le forfait de constitution de chaque pays : vous n'avez ni à vous déplacer, ni à louer un bureau, ni à chercher un gestionnaire local par vous-même. Nous fournissons l'adresse légale conforme aux exigences du registre et, lorsque la réglementation l'exige, le représentant fiscal qui agit auprès de l'administration fiscale.
Nous gérons également le courrier officiel : nous recevons les notifications à votre siège social, nous les numérisons et vous informons de toute mise en demeure afin que vous ne manquiez aucun délai. Ainsi, l'activité quotidienne de votre entreprise est couverte même si vous ne mettez pas les pieds dans le pays.
Si vous hésitez encore sur le lieu d'implantation, comparez les options dans notre guide sur où créer une entreprise en Europe ou consultez ce qu'implique l'ouverture d'une succursale en Europe si vous préférez ne pas créer une société de zéro.
