Qu'est-ce que le VIES et à quoi sert-il
Le VIES (VAT Information Exchange System, ou système d'échange d'informations sur la TVA) est la base de données de la Commission européenne qui permet de vérifier si un numéro de TVA intracommunautaire est valide et actif. Il connecte les registres des administrations fiscales des 27 États membres, ainsi que l'Irlande du Nord pour certaines opérations.
Sa fonction principale est de sécuriser les opérations entre entreprises de différents pays de l'UE. Lorsque vous vendez à un client disposant d'un numéro de TVA d'un autre État membre, la livraison intracommunautaire est exonérée de TVA à la source (article 138 de la directive 2006/112/CE). Mais cette exonération n'est valable que si le numéro du client figure dans le VIES au moment de l'opération.
C'est pourquoi la question de savoir ce qu'est le VIES n'est pas théorique : c'est l'outil qui valide votre droit à facturer sans TVA et à déclarer correctement le modèle 349 en Espagne.
Comment valider un numéro de TVA européen étape par étape
Le système indique en temps réel si le numéro existe et est actif dans le registre du pays concerné. Il ne vous indique pas le nom du titulaire dans tous les cas, seulement la validité du numéro.
Key points
- 1. Select the Member State of the number you want to check.
- 2. Enter the full VAT number, with its country prefix (ES, PT, FR, DE, IT…).
- 3. Enter your own VAT number as the requester in queries that require it.
- 4. Click "Verify" and check the result: valid or not valid.
- 5. Save a screenshot or proof of the query for your tax records.
Quand la validation de la TVA dans le VIES est obligatoire
La validation est obligatoire chaque fois que vous appliquez l'exonération de TVA sur une livraison intracommunautaire de biens ou sur certaines prestations de services à des entreprises d'un autre pays de l'UE. Sans un numéro valide dans le VIES, l'administration fiscale peut refuser l'exonération et vous réclamer la TVA non facturée, ainsi que des intérêts et des sanctions.
Il convient également de valider lors de l'enregistrement d'un nouveau fournisseur, avant d'émettre la première facture et de manière périodique, car un numéro peut être radié et cesser d'être valide. Si vous avez votre entreprise au Portugal, en France ou en Allemagne, la logique est la même : le VIES est commun à toute l'UE.
Erreurs courantes lors de la consultation du VIES
Si vous utilisez le préfixe XI, rappelez-vous qu'il correspond à l'Irlande du Nord pour les livraisons de biens, et non à un pays indépendant.
Key points
- Writing the number without the country prefix or with the wrong prefix.
- Confusing the national NIF with the intra-community VAT number (in Spain it is "ES" + NIF).
- Including spaces, hyphens or dots that the system does not accept.
- Checking at the weekend or in the early hours, when some States carry out maintenance.
- Not distinguishing between the customer's number and your own company's number as the requester.
Que faire si un numéro n'apparaît pas dans le VIES
Un résultat négatif ne signifie pas automatiquement que le client est frauduleux : il peut s'agir d'une erreur de transcription, d'une cessation récente ou d'une défaillance ponctuelle du service du pays d'origine. Avant de facturer, vérifiez la donnée, demandez au client le certificat d'assujettissement à la TVA délivré par son administration et refaites la consultation.
Si le numéro n'apparaît toujours pas, n'appliquez pas l'exonération : émettez la facture avec TVA et régularisez l'opération lorsque le client vous fournit un numéro valide. Opérer sans numéro confirmé vous expose à perdre l'exonération et à assumer la taxe sur vos fonds propres.
