Qu'est-ce que le travail synchrone et le travail asynchrone
Le travail synchrone a lieu lorsque les personnes coïncident dans le temps : une réunion, un appel, un chat en direct. L'asynchrone a lieu lorsque chacun travaille à son moment : un document partagé, une vidéo enregistrée, un tableau de tâches, un e-mail.
Ce n'est pas un choix binaire. Les équipes qui fonctionnent combinent les deux : décisions rapides en synchrone et travail d'exécution en asynchrone. Le problème apparaît quand tout devient réunion, ou quand tout devient des messages auxquels personne ne répond.
Quand utiliser l'un ou l'autre
Le synchrone vaut pour ce qui nécessite une conversation : lancer un projet, débattre d'une décision avec plusieurs options, donner un retour délicat, débloquer une situation. Ce sont des moments où l'échange en direct fait gagner du temps.
L'asynchrone vaut pour les mises à jour de statut, la documentation, les tâches d'exécution et les décisions qui peuvent être laissées par écrit. La règle pratique : si une réponse écrite en quelques heures suffit, une réunion n'est pas nécessaire.
Le défi des fuseaux horaires
Entre l'Espagne et la plupart des marchés où Filnet ouvre une filiale, il n'y a pas de problème : le Portugal, la France, l'Allemagne et l'Italie partagent le même fuseau horaire pendant une grande partie de l'année. Le cas différent est Dubaï, avec deux heures de décalage en été et trois en hiver selon le changement d'heure.
Avec deux heures de décalage, il suffit de définir une fenêtre commune, par exemple la matinée espagnole, pour les réunions et les questions. Avec un décalage plus important, le travail asynchrone cesse d'être une option et devient la règle : documentation écrite, décisions consignées et réunions courtes et ponctuelles.
Ce qu'il faut pour que l'asynchrone fonctionne
Documenter les décisions à l'endroit où elles pourront être consultées plus tard : un compte rendu, un document de projet, un message épinglé. Le savoir qui ne vit que dans la tête de celui qui l'a dit se perd dès que cette personne n'est pas là.
Enregistrer les réunions importantes, avoir un canal de référence par projet, convenir de délais de réponse internes et élaguer les réunions qui ne font qu'informer. Une réunion d'information se transforme en document ou en enregistrement, et chaque minute gagnée se multiplie dans des équipes de plusieurs pays.
Ce que la réglementation du travail ne change pas
Le fait que le travail soit asynchrone ne le rend pas invisible aux yeux de la loi. Le temps de travail continue d'être comptabilisé, et l'enregistrement obligatoire du temps de travail en Espagne et dans la majeure partie de l'UE s'applique de la même manière que l'on travaille en temps réel ou en différé.
Le droit aux congés, aux pauses et le paiement des heures supplémentaires ne changent pas non plus. Si un employé répond à des messages à onze heures du soir depuis chez lui, c'est du temps de travail à enregistrer, pas de la flexibilité gratuite. Il convient de mettre les règles par écrit avant d'organiser l'équipe.
